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FAQ

Deixamos a sua disposição, informações sobre os temais mais perguntados.

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Documentos contábeis

 

DOCUMENTOS IMPORANTES

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais 

DOCUMENTOS CONTÁBEIS

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mes , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
     Os principais documentos contábeis sao :
   - notas de compra/serviços
   - notas de vendas/serviços
   - extratos bancários
   - duplicatas pagas
   - comprovantes de despesas/custos
   - cópias de cheques
   - comprovantes de débitos/créditos bancários
   - outros documentos contabilizados

DOCUMENTOS LEGAIS

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos :

100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL
800 - DIVERSOS



Por sua vez, cada setor é dividido em: 

100 - FEDERAL

101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 - Declaraçao do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica
103 - Ficha de Alteraçao do CNPJ
104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 - Certidao Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 - Comunicaçoes de Aumento de Capital
107 - Demonstrativos dos Duodécimos
108 - CAIF
109 - Comunicaçoes de IPI e IRPJ
110 - DIRF
111 - Cartao do CNPJ
112 - Notificaçoes - Auto de Infraçoes
113 - Baixa do CNPJ
114 - Certidao Negativa por Encerramento de Atividades
115 - Programa de Alimentaçao ao Trabalhador
116 - DNER
117 - Defesas
118 - Utilidade Pública
119 - Parcelamentos
120 - Termo de Opçao - Simples
121 - Autorizaçao do DAC
122 - IPEM
123 - Divisao de Censura de Diversoes Públicas
124 - CADE - SDE



200 - ESTADUAL

201 - Declaraçao Cadastral (DECA)
202 - Declaraçao para Codificaçao de Atividade Econômica (DECAE)
203 - Declaraçao do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 - Índice de Participaçao dos Municípios (DIPAM)
205 - Licença da CETESB
206 - Demonstrativo das Operaçoes Interestaduais
207 - Certidao Negativa do ICM
208 - Autorizaçao para Confecçao de Notas Fiscais
209 - Auto de infraçao
210 - Parcelamento do ICM
211 - Notificaçoes
212 - FIC - Ficha de Inscriçao do Contribuinte
213 - Declaraçoes
214 - Alvará de Utilizaçao - Secr. Saúde
215 - Modelos de Notas Fiscais
216 - Comprovaçao ZONA FRANCA
217 - Conselho Regional de Educaçao
218 - Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 - IBDF - IBAMA
220 - Defesas
221 - Licença da Divisao do Exercício Profissional
222 - Utilidade Pública
223 - Declaraçao de Microempresa
224 - Laudos Técnicos
225 - Pedido/ Comunicaçao Uso Processamento de Dados
226 - Vigilância Sanitária



300 - MUNICIPAL

301 - Guia de Inscriçao ou Atualizaçao
302 - Ficha de Inscriçao no CCM
303 - Taxas de Licença
304 - Certidao Negativa do ISS
305 - Declaraçao Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 - Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 - Pedido de Vistoria
308 - Comunicados
309 - Imposto Predial
310 - Auto de Infraçao e Intimaçao
311 - Autorizaçao para Impressao de Notas Fiscais
312 - Habite-se / Auto Vistoria
313 - Alvará de Funcionamento
314 - Defesas
315 - Utilidade Pública
316 - Declaraçao de Microempresa
317 - Parcelamentos
318 - Cancelamentos
319 - CONTRU/FICAM
320 - Regime Especial



400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO

401 - Cadastro de Empresas
402 - Relaçao de Empregados Menores
403 - RAIS / DCPIS
404 - CIPA
405 - Certificados de Aprendizagem SENAI
406 - Reclamaçoes Trabalhistas - Defesas
407 - Notificaçoes/ Processos/ Autos de Infraçao
408 - Certificados de Aprovaçao das Instalaçoes - CAI/DI
409 - Defesas
410 - Acordo de Compensaçao
411 - Laudos Técnicos



500 - CONTRATO

501 - Contrato Social - Ata de Constituiçao
502 - Alteraçoes de Contrato
503 - Contrato de Locaçao
504 - Contrato de Uso de Veículos
505 - Cadastro da JUCESP
506 - Contrato de Assessoria
507 - Contrato de Prestaçao de Serviços
508 - Reunioes
509 - Publicaçoes em Jornais
510 - Atas
511 - Contratos Diversos
512 - Comprovante de Cauçao de Locaçao
513 - Certidao Breve Relato - JUCESP
514 - Xerox das Exigencias - JUCESP
515 - Declaraçao de Alienaçao de Participaçoes Societárias
516 - Baixa de Firma Individual p/ Transformaçao em LTDA.
517 - Notificaçoes
518 - Defesas
519 - Recadastramento - Sao Paulo Firma
520 - Buscas Jucesp/Cartórios



600 - INSS

601 - Pedido de Matrícula (Inicial)
602 - Certificado de Matrícula
603 - Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 - Certificado de Regularidade de Situaçao
605 - Certificado de Quitaçao
606 - Certificado de Taxa de Seguro
607 - Demonstrativo dos Salários de Contribuiçao
608 - C..B.
609 - Alteraçoes: Nome, Endereço, CGC
610 - Declaraçoes de Rendimento do INSS
611 - Comprovante Inscriçao Contribuiçao Individual
612 - Carnes dos Sócios
613 - Recadastramento
614 - Autos de Infraçao
615 - Defesas
616 - SESI
617 - Termo Açao Fiscal – TAF
618 - Parcelamentos



700 - SINDICAL

701 - Contribuiçao Sindical e Assistencial do Empregador
702 - Conselho Regional de Farmácia
703 - Dissídios Coletivos
704 - Acordos
705 - SENAI - CIESP - FIESP
706 - FINAME
707 - Certidoes e Registros
708 - CRA
709 - CORCESP
710 - Conselho Regional de Contabilidade
711 - CRECI
712 - CREA
713 - Correspondencia Sindicato Patronal
714 - CONAR (Legislaçao e Processos)
715 - SUSEP
716 - Certidao Negativa de Débito Salarial
717 - Conselho Regional de Medicina
718 - EMBRATUR
719 - Conselho Nacional do Cinema



800 - DIVERSOS

801 - CACEX
803 - Certidao de Registro de Capital Estrangeiro
804 - Procuraçoes / Declaraçoes
805 - Balanços e Balancetes
806 - Documentos dos Sócios ( xerox )
807 - Marcas e Patentes
808 - Correspondencias
809 - Consultas
810 - Certidoes Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS
811 - Escrituras
812 - Apuraçao do Ativo Imobilizado - TELESP
813 - Ajustes de Balanço
814 - Laudo de Avaliaçao
815 - Relatórios
816 - Inventário
817 Depósito Inicial
818 Cadastro de Fornecedores e Associaçoes
819 Convocaçoes
820 - Atestado de Residencia e Capacidade Técnica
821 - Cadastro de Bancos
822 - Mapas de Depreciaçoes
823 - Alvarás
824 - Seguros
825 - Carta de Fiança
826 - Eletrobras
827 - BNDES
828 - Consórcios



As guias de recolhimento dos impostos e contribuiçoes, bem como outros documentos estao divididos em 5 (cinco) pastas como segue: 

PASTA A/1 PASTA B/2
1- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias de Apuraçao e Recolhimento do ICM
2- Guias de Recolhimento e Relaçao dos Empregados do FGTS 10 - Guias de Apuraçao e Recolhimento do IPI
3 - Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuiçao Social 11 -  
4 - Guias de Recolhimento do ISS 12 -  
5 - Cadastro de Admissao e Demissao dos Empregados 13 - Orientaçoes e Comunicados
6 - Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 14 - Memos – Empresa Contábil
7 - Guias de Recolhimento e Relaçao dos Funcionários de Contribuiçao Sindical e Assistencial 15 -  
8 - Folhas e Envelopes de Pagamento 16 -  
       
       
  PASTA C/3   PASTA D/4
       
17- Balanços 25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19- Cadastros e Declaraçoes 27 -  
20- IBGE 28 -  
21- DCTF 29 -  
22-   30 -  
23-   31 -  
24-   32 - Documentos dos Autônomos
       
       
  PASTA E/5    
  FUNCIONÁRIOS    
       
       
33-     40 – Empregados Desligados
34-     40.1 -
35-     40.2 -
36-     40.3 -
37-     40.4 -
38-     40.5 -
39-     40.6 -
      40.7 -
      40.8 -
      40.9 -
      40.10 -
       



PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS

A legislaçao estabelece diferentes prazos de manutençao e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaçoes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos tabelas de temporalidade extraídas do guia elaborado pelo Departamento Jurídico do SESCON/SP:

Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos a disposiçao em nossa organizaçao contábil.